闽江学院
OA办公自动化系统
用户操作手册
修订历史记录
序号 | 修改人 | 修改描述 | 生效日期 | 版本 |
1 | 吴佐润 | 新建 | V1.0 | |
目 录
1引言
编写目的
该使用手册用以指导用户对于金智教育办公自动化系统（OA）7.1版本产品的操作使用
文档书写约定
金智教育办公自动化系统（OA）7.1版本
术语定义
无
2产品功能说明
针对目前教育行业办公过程中常用且特有功能点的着重介绍及使用，在产品操作说明中不再重复描述。
分发
分发是高校办公业务中常见的功能，主要用于文件的并发审批或者是意见的征集。常见于学校党校办收文、发文、校内请示等审批流程中配合流程节点共同使用。一般党校办秘书该功能使用的比较频繁，秘书可根据实际事务情况自行选择是通过流程流转审批还是通过系统分发功能进行审批。
其优点：分发人员通过分发监控列表可以灵活掌握文件进度，不受制于审批人员。且分发的办理不影响流程的正常流转；缺点：分发进行并发处理时对文件本身无法编辑。
分发功能使用介绍：
使用分发首先需要明确3点内容：
分发功能操作权限分配：流程流转过程哪些节点可以进行分发。
分发功能办理意见显示配置：分发后办理人的意见在表单什么位置显示。
分发情况监控：文件分发后，分发人如何监控自己的分发情况
分发功能操作权限分配：（由管理员进行权限的分配）
进入流程定义模板修改界面，根据需求为相应的节点配置分发权限。双击节点进入流程任务节点配置窗口，选择操作权限标签勾选“分发”“内部分发”选项，如下图：
流程设置成功后当文件流程流转到该节点就会具备分发权限，在文件办理界面下就会有分发按钮。如下图：
分发功能办理意见显示配置
在进行分发处理时不同角色的办理人员填写的意见在表单上的显示位置，可以在分发传阅设置里面进行设置。通过角色、表单及关联字段对应关系进行分发办理意见显示的设置。
意见显示的配置步骤如下：
点击OA业务基础设置菜单进入分发回复设置配置页面，如下图：
点击菜单操作栏中的“新增”按钮，弹出意见显示配置框。如下图：
配置应用名称、对应节点ID、意见字段、人员规则、人员范围即完成角色的办理意见在对应字段的显示设置。
分发办理情况监控
若在某流程中设置了分发功能，在表单审批环节会出现“分发传阅监控”。
分发传阅监控列表显示办件阅读回复情况：
传阅
用于只需别人阅知的事务。
其优点：传阅人员通过监控列表可以灵活掌握文件进度，不受制于审批人员。且不影响流程的正常流转；缺点：无法填写意见。
传阅功能操作权限分配：（由管理员进行权限的分配）
进入流程模板修改界面，根据需求为相应的节点配置传阅权限。双击节点进入流程任务节点配置窗口，选择操作权限选项标签勾选“传阅”“内部传阅”选项，如下图：
流程设置成功后当文件流程流转到该节点就会具备传阅权限，在文件办理界面下就会有“传阅”按钮。如下图：
传阅阅办情况监控
参见分发情况监控
选人菜单使用
选择人员时勾选姓名前面的复选框被选人员即变成已选成员，如下图：
点击“确定”按钮即可完成人员的选择。
收藏夹
对于常用的应用，可通过收藏侠方便快速打开访问
以收藏校内请示为例：点击名称后的五角星，“我的收藏”中多了校内请示，表示收藏成功。
3产品操作说明
系统登录
系统登录步骤如下：
使用谷歌浏览器在地址栏输入系统访问地址。
http://ehall.mju.edu.cn/oanew/sys/newoasygl/designPageData/homePage.do出现系统登录页面，如下图：
输入工号、密码即可登录系统进入系统首页。如下图：
个人办公
待办工作
待办工作是在公文处理流程和事务处理流程的各环节需要当前用户办理的事宜，可以对发来的文档进行办理、审核、会签、批示、签发、分发、传阅等处理。在首页栏目中显示，具有提醒的功能，使用户能够集中处理个人承担的所有日常待办工作。
待办工作处理步骤：
用户登录系统，在首页待办事宜栏目中点击需要办理的待办事宜，如下图 ：
进入待办事宜详情，填写意见、选择下一步及下一步办理人，点提交完成。如下图：
下面对操作栏的操作按钮进行简单的描述：
“提交”按钮，相当于确认完成当前环节处理工作，如下图：
“文件发布”按钮，常见于发文业务，通过文件发布可将正文直接展示在首页，如下图：
“取消发布”按钮，对已发布的文件进行撤销，且只有在流程未办结情况下操作。
分发分为“分发”和“内部分发”两种，两者区别在于分发的范围不同，点击“分发”可将文件给全校人员进行会签，点击“内部分发”可将文件给本部门进行会签，如下图：
传阅分为“传阅”和“内部传阅”两种，两者区别在于传阅的范围不同，点击“传阅”可将文件给全校人员进行阅办，点击“内部传阅”可将文件给本部门进行阅办，如下图：
在选人时区分了传阅与内部传阅
“分发传阅监控”按钮，点击可查看分发传阅办理情况，如下图：
显示分发传阅对象办理状态
传阅结果查看：
分发结果查看：
“流转记录”按钮，点击可查看表单流转情况，分为流程图、流转记录两种展示方式。
“管理员操作-流程跳转”按钮，管理员点击可将文件跳转至任意环节的任意人办理，只有管理员权限的人能做此操作，如下图：
“归档”按钮，点击可进行文件的归档。只有归档权限的人能看到归档按钮，如下图：
已办任务
已办任务是用户已经办理过的事宜，待办事宜办理后会进入已办事宜。通过【日常办公】菜单中的【待办已办查询】进行查看已办任务
用户已经办理的事宜如果下一步办理人长期未进行办理可对办理人进行催办，如下图：
输入催办内容及催办方式：
用户已办的事宜如果发现存在问题可以在下一步办理人未办理前，收回已办事宜变成待办事宜，重新进行办理，如下图：
常用意见
用户维护自己日程工作中经常使用的意见。可进行常用意见的添加、清空、删除、设置默认。
添加常用意见
在审批文件过程中对填写好的意见，直接添加为常用意见，如下图：
设为默认意见
在审批文件过程，选中一条意见进行设置，如下图：
删除、清空常用意见
在审批文件过程中，选中一条意见，点击删除，如下图：
在审批文件过程中，点击清空常用意见，删除所有意见。如下图：
行政事务
校领导日程
校领导日程模块主要是对校领导日程进行维护，供相关干系人进行查询。功能包括：校领导日程权限分配、校领导日程查看。
权限维护
校领导日程权限分配的操作步骤如下：
通过【领导日程】菜单，进入领导日程应用
点击权限管理菜单进入领导日程权限分配列表页，点击列表上方菜单操作栏中的“新增”按钮，进入领导日程权限分配新增页面，如下图：
新增领导姓名及日程编辑人员，最后点击“保存”完成权限分配
相关字段说明：
领导姓名：需要分匹配日程权限的领导，通过地址簿选择相关领导。
排序：领导日程权限列表中领导在列表中的显示顺序
日程可编辑人员：可以编辑选择的领导的日程的人员，通过地址簿选择配置。
领导日程权限修改的操作步骤如下：
点击权限分配菜单进入领导日程权限分配列表页，勾选需要修改权限的领导日程权限记录，点击列表上方菜单操作栏中的“编辑”按钮，进入领导日程权限分配修改页面，如下图：
修改相关信息，点击“保存”按钮，即可完成领导日程权限的修改。
新建日程
点击“新建日程”按钮，弹出新增窗口
将代星号的项目填写完整，并“保存”，其中可以设置公开范围，限制能看到日程的人员范围。
相关字段说明：
领导：有编辑权限的领导的名字（可多选）；在多个领导日程安排相同的情况下可以一次性勾选多个领导姓名同时添加多个领导的日程。如：同一个会议多个领导都要参加。
活动内容：需要参加的活动的具体内容
全天：指活动是否全开举行
开始时间：活动开始时间
结束时间：活动结束时间
活动地点：活动举办的地方
公开范围：有三种，全部公开：所有人看的到，部分公开：指定人看的到，不对外公开：只有管理员看的到。
提醒：定时在活动前提醒管理员
备注：说明性信息
日程查看
拥有菜单权限的人员点击领导日程菜单进入领导日程查看界面，如下图：
日程编辑
拥有领导日程编辑权限的人员可进行领导日程的新增、修改、查看等操作
选中日历表中的某天活动日程，弹出日程详情页进行编辑。
编辑领导日程内容，最后保存。
值班管理流程图
值班安排
值班安排实现简单值班信息登记与短信提醒功能。
发起值班安排
点击【值班安排】菜单，进入值班安排操作界面
点击“值班安排”按钮，进入值班信息填写表单
填写信息均为必填，填写完成后，点击“提交”
值班安排审批
首页待办工作中获取值班安排待办工作，点击标题进入值班安排审批
进入审批界面，直接点击“提交”完成审批。
值班管理
对添加的值班安排进行删除、修改、查看操作。
值班管理
【值班管理】实现对全校所有部门的值班计划进行统一管理，只有管理员才可操作。
模块菜单说明
【值班管理】包含值班计划、值班上报情况、总值班表、基础设置
值班计划：用于定制每周总的值班任务
值班上报情况：用于管理员查看各单位上报的值班安排情况
总值班表：用于登记每周总值班任务的相关责任人、值班时间、值班地点等信息
基础设置：用于设置值班信息中填写的手机号可见人
定制值班计划
1）通过首页菜单【值班管理】，进入应用
值班计划有新增、修改、删除按钮，点击“新增”按钮，弹出新建窗口
在新建值班计划中填写值班信息并保存
保存后，会出现“发送待办”按钮，点击“发送待办”进行选人
选择需要上报值班信息部门的管理员，对方将收到一条待办工作。
发送待办完成后，点击右上角X，关闭窗口
新增完成计划后，确保发布状态和是否开启为以打开才能生效，否则待办工作无法处理。如下图
值班上报
值班上报有两种方式，第一种通过待办任务各单位上报，第二种由管理员统一上报。
1）第一种通过待办工作上报：定制值班计划时选择了发送待办后，各单位管理员会收到值班上报的任务，在首页待办工作中显示：
打开待办后，进入值班上报应用，点击编辑图标，填写值班信息
点击“新增”按钮，填写值班信息
填写完成值班信息，保存。
列表中新增一条记录，表明上报完成
2）第二种由管理员在值班管理中进行维护，统一填写值班信息。先选值班计划，在点击“新增”，填写值班信息
填写值班信息，完成后点保存，新增完成。
值班上报情况
管理员查看各单位值班上报的情况，通过值班管理应用进入
总值班表
【总值班表】用来对定制的值班计划登记总负责人的值班信息
通过值班管理应用进入，点击编辑图标打开值班信息登记口
值班信息登记可新增，可通过模板批量导入。此处以新增为例：点击“新增”
填写值班信息，并保存，完成登记
列表中出现一条新记录，点击右上角X关闭窗口
状态由未填写变成已填写。
值班信息查看
用于查询全校本月所有值班信息，默认以日历方式展示，通过菜单值班信息查看进入应用
点击左侧日历上带有“值”字的日期，右侧会显示出相关值班人员的信息
值班信息登记查看
用于本部门值班人员信息情况登记，方便交接了解值班情况，通过菜单值班信息进入应用
点击左侧带“值”字的日期，右侧出现“值班登记”按钮，点击新增值班信息
值班信息登记除了写文字外，还可上传现场图片。
督查督办设置
1）点击【督查督办设置】菜单打开设置界面
2）对管理员及督查督办类型进行设置
督查督办审批
主要用于对类信访、督办内容进行登记、拟办、办理跟踪等功能，督办信访信息由督查科统一进行录入。
模块菜单说明
督查督办审批
【督查督办审批】：包括在办、办结、草稿。
在办：显示当前用户经办并且在流转中的文件或查阅的并在流转中的文件；
办结：显示当前用户经办并且流转结束的文件或查阅的并流转结束整的文件；
草稿：显示当前用户起草的没有提交流转的文件，后面进入草稿再次进行编辑发起流程。草稿列表中的文档用户可以删除。
督查督办管理
【督查督办管理】实现对已发起的督办文件进行删除、修改、查阅的管理权限
发起督办
1）点击【督查督办审批】菜单，进入督查督办审批操作界面
2）点击“发起督查督办”按钮，进行表单填写
督办审批
当存在待审批任务时，在待办工作中会生成待办任务记录，点击标题打开任务
2）有权限的用户可编辑正文进行内容修改
3）审核完成后，填写意见、选择下一步及下一步办理人，点击“提交”按钮，完成审批。
流程办结
具备流程办结权限的人，下一步选择结束，点击“提交”按钮，即可实现流程的办结。
会议申请设置
使用会议申请模块时需要会议管理员设定好会议的申请规则，以约束会议申请人按照规则进行会议的申请。会议申请设置如下：
点击设置菜单进入会议申请设置页面，如下图：
相关字段说明：
是否允许多会议室：是（申请会议时允许申请多个会议室）；否（申请会议时不允许申请多个会议室一个会议只能申请一个会议室）。
会议可申请时间范围区间：本周申请下一周（本周可申请下一周的会议）；本周申请下两周（本周可申请下两周的会议）；本周申请下三周（本周可申请下三周的会议）；本周申请下四周（本周可申请下四周的会议）；不限（可申请任意时间的会议）。
会议室可使用时间段：设置会议室可是使用的时间段。
会议室设备：会议室中设备信息。
校区：如果学校有多个校区可设定多个校区。如果只有一个需要填写一个默认值（如：本部）。
会议来源：会议的来源（一般学校会议来源有议题、普通会议、党委会议等）
是否多校区周会表：如果是多个校区是否需要生成多个校区周会表。
点击“保存”
按钮即可完成设置。
会议室信息维护
实现会议室名称、容纳人数、所属校区、所属部门、会议管理员、联系电话、会议室设备、会议室照片等基本信息的维护和查看。
新增会议室
点击会议室维护菜单进入会议室信息维护列表页面，如下图：
点击列表上方操作栏中的“新增”按钮进入会议室信息新增页面，如下图：
填写会议室信息，最后点“保存”按钮完成会议室新增
相关字段说明：
会议室名称：会议室的名称。
容纳人数：会议室可容纳人数。
所属校区：会议室所在校区。
所属部门：会议室所属的部门。
管理员：会议室的管理员。
联系电话：会议室相关人员联系电话。
排序：会议室的排列顺序。
会议室设备：会议室所有的设备。
会议室地址：会议室的地址。
上传图片：会议室的图片信息。
备注：会议室相关部门信息。
是否启用：是（启用）；否（未启用）。
修改会议室
点击会议室维护菜单进入会议室信息维护列表页面,勾选需要修改的记录点击列表操作栏中“编辑”按钮进入会议室信息修改页面，如下图：
修改相关信息点击“保存”按钮，即可完成会议室信息的修改。
删除会议室
点击会议室维护菜单进入会议室信息维护列表页面,勾选需要删除的记录点击列表操作栏中“删除”按钮，如下图：
点击“确定”即可完成会议室信息的删除。
会议流程图
会议申请
模块菜单说明
会议室预定申请：申请会议室的入口
会议服务：会议室提供的服务，如茶水
会议室预定审核：对申请了会议室的会议进行流程审批
管理列表：对已审批的会议申请进行编辑
设置：会议申请规则配置、会议服务设置等基础数据维护
发起会议申请
点击会议申请菜单进入会议室预定申请列表
2）点击“会议室预定”按钮
3）填写表单信息
3）点击“变更会议室”挑选会议室
根据会议室及会议时间来选择申请，已有会议信息的请不要选。
注意：会议室上显示了具体的会议时间表示该时间已有人申请，此时申请会时间冲突不成功。
4）选完会议室后填写会议室使用时间，再选择下一步办理人，点“提交”按钮完成申请
会议审批进度查看
提交会议申请后，在“在办会议”中可显示申请记录，点击“查看”可以进行催办、收回、看流转记录的操作
办理人长时间未办理，申请人还可使用催办。再未办理的情况下，申请人如果要撤销申请可以点收回。
会议流程审批
当有会议申请审批任务时，在待办工作中显示出来，点击标题进入审批界面
审批时可调整申请人的会议室信息，变更方式参照发起会议申请中的步骤。填写意见选择下一步办理环节及办理人，点击“提交”完成当成审批。
会议流程办结
会议审批通过后，即可办结。在最后一个环节选择“结束”，提交完成办结。
管理列表
管理员通过管理列表可以维护现有会议进行删除，传阅，修改，发布回执、发布通知。同时可新增无须审批的会议。
新增会议
点击“新增”按钮，填写会议申请单
填写完成后，直接保存关闭，结束申请。
发送会议回执、发送会议通知、修改会议信息、分发传阅监控
点击“编辑”按钮打开编辑界面，最下方选择需要做的操作
会议流程办结
具备流程办结权限的人，下一步选择结束，点击“提交”按钮，即可实现流程的办结。
会议申请设置
使用会议申请模块时需要会议管理员设定好会议的申请规则，以约束会议申请人按照规则进行会议的申请。会议申请设置如下：
点击设置菜单进入会议申请设置页面，如下图：
会议通知
会议通知应用用于管理收到的会议通知和发布的会议通知。
发布会议通知
系统提供了两种会议通知渠道，一是通过申请流程办结后，在申请单中直接进行会议通知；二是不走审批的会议，直接通过发布会议通知完成。
第一种走申请流程的会议通知：
会议申请流程办理完毕后拟稿人在会议申请应用里点击办结会议进入会议办结列表
点击某条记录查看进入会议申请详情，点击最下方的发送会议通知，如下图：
在弹出的会议通知页面，点击 “添加人员”按钮，弹出的选人框中进行选择发送通知人员，如下图：
选择完成后通知人员列表中会出现待通知的人员信息，最后点击最下方的“发送”完成通知。
第二种不走审批的会议通知：
通过菜单【会议通知】进入应用
选择发布会议通知，点击“新建”按钮
选择“无”
填写会议信息、会议室场地信息、会议通知人员等。最后点发送完成通知
收到会议通知
当有会议通知时，在待办工作中会显示出，点击进行处理
在会议通知页面，点击“查看”详细会议信息，点击“回复”参会回复
查看信息内容如下图：
回复信息内容如下图： 
会议通知管理
对发出的通知进行编辑、查看、删除的操作，可跟踪会议参会回复情况
会议通知设置
对部门领导的会议通知查看权限进行配置
会议回执
由管理员通过会议申请、周工作安排下发会议回执。
模块菜单说明
会议回执：收到的会议回执，可帮别人统一报名
会议回执管理：收到的会议回执，可编辑、删除
会议回执设置：设置会议回执管理员、提醒人员配置
生成会议回执
管理员通过会议申请管理列表，对已办会议进行会议回执生成
1）管理员进入会议申请应用，
2）选择要发回执的会议，点击“编辑”
3）将表单拉至最底下，点击“会议回执”
4）配置会议回执内容，如果需要使用签到功能，需要将会议签到功能打开。建议按下图红框，全部配置。最后点“确定”生成会议回执。
处理会议回执
收到会议回执消息提醒时，通过【会议回执】菜单进去应用，如下图：
点击“上报”，维护报名人员信息
可给自己报名、给他人报名。点击他人报名，出现选人框批量选择人员，最近点关闭完成上报。
会议回执管理
直接编辑会议回执信息、删除会议回执
会议回执设置
配置会议回执管理员、提醒人员信息
会议签到
会议签到实现会议现场参会人员通过手机二维码进行扫码签到。只有在会议回执环节启用会议签到功能，才会生成会议签到任务。会议签到由业务管理员进行使用。
会议签到
通过菜单【会议签到】进入应用
点击会议签到列表的会议信息
弹出会议签到详情页，签到可使用动态二维码链接，或者静态二维码图标进行扫码
参会人员详情，显示了所有参会人员的签到情况。可临时手工新增、删除参会人员。
会议签到设置
主要设置会议签到业务管理员、签到二维码的生成参数配置
周会表
周会表：用于发布学校一周会议，全校教职工可以进行查看。
周会表都是由党政办管理员进行整理发布，其他老师可以查看。
模块菜单说明
周会表管理
用于周会表的管理，可进行周会表的新增、修改、删除、发布、发送会议回执。
周会表列表
用于全校老师查看周会表信息
周会表审批
用于周会表的发布、发送会议回执
设置
配置周会表规则及显示的字段信息。
新增周会表
周会表管理员点击周会表管理菜单进入周会表管理列表，如下图：
点击列表上方操作栏中的“新增”按钮，进入周会表新增页面，如下图：
填写周会表信息，点击“保存”按钮，即可进入周会表会议信息编辑页面，如下图：
点击左下角“导入会议”按钮，即可将周会表时间段内需要上会表的会议导入周会表。
或者点击“添加”按钮，填写会议信息。
编辑完成后，需要选择领导审批，并保存。完成周会表新增
修改周会表
点击周会表管理菜单进入【周会表管理】页面，在需要修改的周会表记录点击“编辑”按钮，进入周会表详细页面，如下图：
选择要修改的会议信息：
3）修改信息后，点击保存完成修改。
周会表审批
打开周会表应用，切换到周会表审批，选中一条周会表信息，点击“查看”
拉到底部填写意见，并提交
周会表发布
周会表审批通过后，管理员即可进行周会表的发布操作，具体操作步骤如下图：
点击周会表管理菜单进入周会表列表页面，选择需要发布的周会表记录，点击“查看”进入周会表发布页面，如下图：
点击左下角的“发布”按钮，即可完成周会表的发布。
周会表查看
发布的周会表信息可在首页周会表展现块显示，如下图：
如果当天有会议信息就可以在展现块中展现。也可点击“更多”进入周会表列表进行查看。如下图：
点击某条记录可查看周会表详情。
日常办公
学校发文
实现学校发文的网上拟稿、部门负责人审批、校秘书核稿、办公室核稿、部门会签、编号、成文、校对、盖电子章、打印、发布、办结、归档等过程的流程化管理。功能，并通过word控件支持正文的在线编辑、留痕、查看、套红等功能。发文文件内容统一采用WOED/WPS进行在线编写。管理员可以定制文件流转过程，系统按照预先定义的工作流程进行流转，并提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查看。
模块菜单说明
发文审批
【发文审批】：包括在办发文、办结发文、草稿。
在办发文：显示当前用户经办并且在流转中的文件或查阅的并在流转中的文件；
办结发文：显示当前用户经办并且流转结束的文件或查阅的并流转结束整的文件；
草稿：显示当前用户起草的没有提交流转的文件，后面进入草稿再次进行编辑发起流程。草稿列表中的文档用户可以删除。
发文登记簿
【发文登记簿】：发文登记簿会授权给学校发文的应用管理员一般为校办的文书秘书。
对于所有办结的的学校发文文件，提供文件的各种统计查询、按用户定义的表头导出Excel格式的发文登记簿。
发文管理
【发文管理】：管理列表会授权给学校发文的应用管理员。管理列表中会列出所有状态学校发文。通过管理列表可以查看、删除、编辑、流程跳转。
设置
【设置】：实现机关代字、发文模板（起草模板、套红模板）、业务管理员、提醒设置、跟踪人员设置、拟分发人员设置等模块的功能配置作用。
发文拟稿
点击【发文拟稿】可直接进入发文拟稿页面，进行表单信息录入，如下图：
发文请示单信息录入时，红框表示必填项目，点击“编辑正文”选择起草模板后进行正文的编辑录入，类似WORD的界面，进行正文的编辑。
PS：在进行发文正文编辑之前需要安装卓正控件，如下图。
拟稿界面操作按钮说明
“暂存”按钮，临时保存表单，不会退出当前表单。
“暂存为草稿”按钮，将表单保存为草稿，并关闭当前表单，可在【草稿】中继续编辑和删除。
在发文拟稿信息录入结束之后，选择下一步及下一步办理人，点“提交”发起流程，如下图：
发文审批
在发文过程中，如果接受到需要审批的发文文件，可以在首页“待办工作”显示块中看到，如下图：
点击打开后可以进入审批界面，如下图：
文件编号
在流程审批过程中编号环节还可以对文件进行文件编号用以套红。
系统提供自动编号功能，也可以手动输入编号。当文件流转到允许编号的环节，在文件处理单上有编号的按钮，当前置条件选择完成之后，点击编号按钮进行编号，也可以通过手动输出编号完成。
文件套红
在发文流转过程中，涉及到文件的套红工作。打开文件，点击编辑正文。
选择模板列表中的套红模板，如下图
完成套红：
文件发布
套红完成之后，发文具备了发布的条件，此时可以进行文件发布。拥有发布权限的用户进入事务办理时可进行文件的发布。
具备文件发布权限的时候，在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“文件发布”的按钮。具体的“文件发布”功能操作参见3.2.1待办工作
注意：在文件发布前不能够办结文件
文件归档
在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“归档”按钮。对于需要归档的文件，拥有归档权限的用户，可通过“归档”按钮完成归档
归档时选择要归档的文件库
流程办结
具备流程办结权限的人，下一步选择结束，点击“提交”按钮，即可实现流程的办结。
学校收文
收文管理主要对学校收到的外来文件进行收文办公室登记、主任拟办、校领导阅批、下发、归档、查询等功能。用户在登记收文的时候，首先需将纸质文件扫描，扫描成电子文件后上传至收文系统。
模块菜单说明
收文登记
可直接进入收文的登记页面。
PS：在登记收文的时候，首先需将纸质文件扫描成电子文档后以附件形式上传系统。
草稿
在收文登记阶段，对于信息还未全部登记的收文，可以暂存为草稿，后面进入草稿箱再次进行编辑发起流程。
在办收文
在收文审批过程中经过自己审批并且还没有办结的收文文件列表。
办结收文
在收文审批过程中经过自己审批并且已经办结的收文文件列表。
收文管理列表
是由收文管理员使用的，能查看到所有在办和办结的收文文件列表，并且可以对所有文件进行删除、编辑操作。
收文登记
操作同发文参见3.4.1.2发文拟稿。
收文审批
操作同发文参见3.4.1.3发文审批。
流程办结
校内请示
校内请示是学校内部各部门通过办公室向领导请示工作的一种方式。用户可以按照预先定义的工作流程进行流转；系统提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查看，实现对文档传递过程中有效的实时监控。
模块菜单说明
校内请示
可直接进入请示拟稿页面。
草稿
在请示拟稿阶段，对于信息还未全部填写的请示，可以暂存为草稿，后面进入草稿箱再次进行编辑发起流程。
在办请示
在请示审批过程中经过自己审批并且还没有办结的请示文件列表。
办结请示
在请示审批过程中经过自己审批并且已经办结的请示文件列表。
请示管理列表
是由请示管理员使用的，能查看到所有在办和办结的请示文件列表，并且可以对所有文件进行删除、编辑操作。
校内请示
操作同发文参见3.4.1.2发文拟稿。
请示审批
操作同发文参见3.4.1.3发文审批。
流程办结
部门发文
模块菜单说明
部门发文审批
【部门发文审批】：包括在办发文、办结发文、草稿。
在办发文：显示当前用户经办并且在流转中的文件或查阅的并在流转中的文件；
办结发文：显示当前用户经办并且流转结束的文件或查阅的并流转结束整的文件；
草稿：显示当前用户起草的没有提交流转的文件，后面进入草稿再次进行编辑发起流程。草稿列表中的文档用户可以删除。
部门发文登记簿
【部门发文登记簿】：发文登记簿会授权给部门发文的应用管理员一般为校办的文书秘书。
对于所有办结的的部门发文文件，提供文件的各种统计查询、按用户定义的表头导出Excel格式的发文登记簿。
部门发文管理
【部门发文管理】：管理列表会授权给部门发文的应用管理员。管理列表中会列出所有状态部门发文。通过管理列表可以查看、删除、编辑、流程跳转。
设置
【设置】：实现发文字号、起草模板、套红模板、业务管理员、拟分发人员设置等模块的功能配置作用。
发文拟稿
点击【发文拟稿】可直接进入发文拟稿页面，进行表单信息录入，如下图：
发文请示单信息录入时，红框表示必填项目，点击“编辑正文”选择起草模板后进行正文的编辑录入，类似WORD的界面，进行正文的编辑。
拟稿界面操作按钮说明
“暂存”按钮，临时保存表单，不会退出当前表单。
“暂存为草稿”按钮，将表单保存为草稿，并关闭当前表单，可在【草稿】中继续编辑和删除。
在发文拟稿信息录入结束之后，选择下一步及下一步办理人，点“提交”发起流程，如下图：
发文审批
在发文过程中，如果接受到需要审批的发文文件，可以在首页“待办工作”显示块中看到，如下图：
点击打开后可以进入审批界面，如下图：
文件编号
在流程审批过程中编号环节还可以对文件进行文件编号用以套红。
系统提供自动编号功能，也可以手动输入编号。当文件流转到允许编号的环节，当前置条件选择完成之后，点击编号按钮进行编号，也可以通过手动输出编号完成。
文件套红
在发文流转过程中，涉及到文件的套红工作。打开文件，点击编辑正文。
选择模板列表中的套红模板，如下图
完成套红：
文件发布
套红完成之后，发文具备了发布的条件，此时可以进行文件发布。拥有发布权限的用户进入事务办理时可进行文件的发布。
具备文件发布权限的时候，在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“文件发布”的按钮。具体的“文件发布”功能操作参见3.2.1待办工作
注意：在文件发布前不能够办结文件
文件归档
在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“归档”按钮。对于需要归档的文件，拥有归档权限的用户，可通过“归档”按钮完成归档
归档时选择要归档的文件库
流程办结
具备流程办结权限的人，下一步选择结束，点击“提交”按钮，即可实现流程的办结。
上会议题
模块菜单说明
议题起草
可直接进入议题拟稿页面。
草稿
在议题拟稿阶段，对于信息还未全部填写的请示，可以暂存为草稿，后面进入草稿箱再次进行编辑发起流程。
在办
在议题审批过程中经过自己审批并且还没有办结的请示文件列表。
办结
在议题审批过程中经过自己审批并且已经办结的请示文件列表。
部门议题管理
是由议题管理员使用的，能查看到所有在办和办结的议题文件列表，并且可以对所有文件进行删除、编辑操作。
议题起草
操作同发文参见3.4.1.2发文拟稿。
议题审批
操作同发文参见3.4.1.3发文审批。
流程办结
归档查询
归档查询用于管理所有归档文件的检索、归档权限分配、归档库创建、批量归档。
新建归档库
通过菜单【归档查询】打开归档应用
点击“新增”按钮
填写文件库名称、分配归档权限、查询权限。最近“保存”完成新建。
删除归档文件
通过文件库管理，选择要删除的文件，点击“删除”，完成。
归档文件下载
通过文件库查看，选择要下载的文件，点击“下载”，文件直接保存在本地。
归档档案系统
通过批量归档，选择要归档的文件，点击“归档”，完成归档，归档后的文件状态会由“未归档”变成“已归档”。
待办已办查询
用于查询本人已办任务、待办任务明细
1）通过菜单【待办已办查询】进入应用页面
2）通过左上角待办任务、已办任务进行切换查看，任务列表点击可查看详情页
个人群组添加
方便日常自己的使用习惯，可将常联系的用户加入个人群组方便选人
1）通过菜单【个人群组添加】进入应用
2）应用可新建、删除、复制。先“新建”，
取个群组名字，保存。
点击“添加人员”，进行人员添加。添加完成后，先点击“保存”后点击“关闭”，结束添加
工作代理
工作代理即用户因出差或其他原因不能及时办理事务时，可通过工作代理将需要办理的事务授权与他人代为办理。
点击【日常办公】-》【工作代理】菜单进入工作代理列表，列表为登录用户设置的代理事宜。如下图：
点击“新增”按钮，新建工作代理时用户可以选择需要的代理人，并赋予代理人功能模块的操作权限及代理时间，超过代理时间该代理人的操作权限消失。如下图：
信息资讯
学校公文
学校文件是学校发文发布的最终形成的文件记录（具体发布功能参见3.4.1.6文件发布），发布的学校文件在学校首页的显示块展现，如下图：
点击显示块右上角的“更多”字样可查看所有有权限看到的学校文件，如下图：
（左边的树形结构是根据年份，文件分类，机关代字组成）
管理员可进行学校文件的新增、删除、文件转移及阅读情况查看。
新增文件
系统发布学校文件有两种模式：一、有权限发布的用户在流程中发布节点可进行学校文件的发布；二、系统提供新增文件功能不须走流程直接新增文件。流程中学校文件发布方法参见3.4.1.6文件发布；直接新增学校文件方法如下：
点击新增学校文件菜单进入学校文件新增页面，如下图：
关键字段说明信息：
文件标题：所要新增的学校文件名称。
文件分类：学校文件的分类。
文件编号：文件的编号
发布人：操作文件发布的人
发布单位：发布人员所在单位
发布日期：默认当前日期，可修改。
公开范围：有三种。一、全部公开：系统所有人可以看到；二、部分公开：需要选择公开的人员只有公开人员才能看到；三、不公开：管理员可见。
正文：学校文件发布出来的文件内容。
附件：文件相关的附件内容。
正文下载：允许正文下载
文件转移
实现学校公文内不同类型的文件互转以及与规章制度的文件互转目的。具体操作如下：
勾选文件，点击“文件转移”按钮
选择目标目录
参数设置
实现发布规则设置、文件目录树设置、业务管理员设置等的功能配置；
部门公文
部门文件是部门发文发布的最终形成的文件记录（具体发布功能参见3.4.1.6文件发布），发布的部门文件在学校首页的显示块展现，如下图：
点击显示块右上角的“更多”字样可查看所有有权限看到的部门文件，如下图：
（左边的树形结构是根据年份，文件分类，机关代字组成）
管理员可进行学校文件的新增、删除及阅读情况查看。
新增文件
系统发布部门文件有两种模式：一、有权限发布的用户在流程中发布节点可进行部门文件的发布；二、系统提供新增文件功能不须走流程直接新增文件。流程中部门文件发布方法参见3.4.1.6文件发布；直接新增部门文件方法如下：
点击新增部门公文菜单进入部门文件新增页面，如下图：
关键字段说明信息：
文件标题：所要新增的部门文件名称。
文件编号：文件的编号
发布人：操作文件发布的人
发布单位：发布人员所在单位
发布日期：默认当前日期，可修改。
公开范围：有四种。一、全部公开：系统所有人可以看到；二、本部门全部公开；三、部分公开：需要选择公开的人员只有公开人员才能看到；四、不公开：管理员可见。
正文：部门文件发布出来的文件内容。
附件：文件相关的附件内容。
正文下载：允许正文下载
参数设置
实现发布规则设置、业务管理员设置等的功能配置；
规章制度
规章制度是学校存放各类相关制度的窗口，发布的规章制度在学校首页的显示块展现，如下图：
点击显示块右上角的“更多”字样可查看所有有权限看到的规章制度，如下图：
（左边的树形结构是根据年份，文件分类，机关代字组成）管理员可进行学校文件的新增、删除及阅读情况查看。
进入规章制度维护入口有两处：一是通过点击【规章制度】菜单进入，二是通过规章定制显示框上的“更多”进入，参考下图显示。
新增文件
规章制度不需要审批，可直接新增：
打开规章制度应用后，选择【规章制度管理】点击“新增”按钮，如下图：
新建文件表单上填写发布信息，最后保存完成发布。
关键字段说明信息：
文件标题：所要新增的部门文件名称。
目录名称：系统参数中预先做的目录分类
文件分类：文件主体类型，取学校发文的配置
文件编号：文件的机关代号
发布人：操作文件发布的人，可修改。
发布单位：发布人员所在单位
发布日期：默认当前日期，可修改。
公开范围：有三种。一、全部公开：系统所有人可以看到；二、部分公开：需要选择公开的人员只有公开人员才能看到；三、不公开：管理员可见。
正文：部门文件发布出来的文件内容。
附件：文件相关的附件内容。
正文下载：允许正文下载
文件转移
实现规章制度内不同类型的文件目录互转以及与学校文件的文件目录互转目的。具体操作如下：
打开规章制度应用后，选择【规章制度管理】，勾选文件，点击“文件转移”按钮
选择目标目录，最近点击“确定”按钮。
参数设置
实现发布规则设置、目录树设置、业务管理员设置等的功能配置；
信息发布
信息发布是学校日常发布重要信息公开、电子公告、意见征求等类型的文件，发布后的信息在学校首页的显示块展现，如下图：
点击显示块右上角的“更多”字样可查看所有有权限看到的信息，如下图：
（左边的树形结构是根据年份，文件分类组成）
管理员可进行信息发布进行的新增、删除及阅读情况查看。
新增文件
系统发布信息公开文件有两种模式：一、有权限发布的用户在流程中文件发布节点可进行文件发布；二、系统提供新增文件功能不须走流程直接新增文件。流程中信息公开文件发布方法参见3.4.1.6文件发布，直接新增文件方法如下：
点击【信息发布】菜单进入信息发布新建页面，如下图：
选择【发布列表】，点击“新建”按钮，打开新建表单窗口
新建表单窗口上填写发布内容，点击“信息发布”完成发布任务。
关键字段说明信息：
信息标题：所要新增的部门文件名称。
目录名称：系统参数中预先做的目录分类
发布类型：选择将发布的文件类型
发布人：操作文件发布的人，可修改。
发布部门：发布人员所在单位
发布时间：默认当前日期，可修改。
发布范围：有二种。一、全部公开：系统所有人可以看到；二、部分公开：需要选择公开的人员只有公开人员才能看到。
发布内容：发布出来的文件内容。
附件：文件相关的附件内容。
下载方式：允许正文下载的方式
设置
在设置里可以实现维护发布的文件类型及管理员；
信息发布审批
信息发布审批实现学校对日常发布重要信息公开、电子公告的申请审批管理。
模块菜单说明
信息发布审批
【信息发布审批】：包括在办、办结、草稿。
在办：显示当前用户经办并且在流转中的文件或查阅的并在流转中的文件；
办结：显示当前用户经办并且流转结束的文件或查阅的并流转结束整的文件；
草稿：显示当前用户起草的没有提交流转的文件，后面进入草稿再次进行编辑发起流程。草稿列表中的文档用户可以删除。
分类管理员审批管理
【分类管理员审批管理】：针对不同信息类型，会预先设置对应的管理员，不同管理员在分类管理员审批管理中看到的已发布信息不同。
审批管理
【审批管理】：管理列表会授权给对应的应用管理员。管理列表中会列出所有状态信息文件。通过管理列表可以查看、删除、编辑、流程跳转。
信息发布申请
点击【信息发布审批】菜单，进入申请界面
点击【信息发布申请】弹出表单信息填写框，如下图
填写表单内容，通过“编辑正文”起草将发布的信息内容。
起草正文内容编辑，如下图
表单信息、正文都填写完成后，选择下一步环节及办理人后，点击“提交”按钮完成申请。
信息发布审批
如果接受到需要审批的信息发布文件，可以在首页“待办工作”显示块中看到，如下图：
点击标题进入审批界面，可对正文内容进行修改，如下图：
完成内容审核后，选择下一步及下一步办理人，点击“提交” ，完成当前待办审批。
文件发布
信息发布审核完成后，具备了发布的条件，此时可以进行文件发布。拥有发布权限的用户进入事务办理时可进行文件的发布，如下图。
具备文件发布权限的时候，在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“文件发布”的按钮。具体的“文件发布”功能操作参见3.2.1待办工作
注意：在文件发布前不能够办结文件
流程办结
具备流程办结权限的人，下一步选择结束，点击“提交”按钮，即可实现流程的办结。
——完——